EDK Files adalah Aplikasi Gratis Manajemen File yang dirancang untuk perusahaan maupun instansi pemerintah yang bertujuan untuk menyimpan, mengelola, dan mengamankan file penting seperti dokumen, gambar, video, dan jenis file lainnya. Sistem ini memberikan akses yang aman dan terkendali hanya bagi pejabat, pegawai, manajer, dan karyawan tertentu, sesuai dengan peran dan tanggung jawab mereka. File dapat diakses dari mana saja, namun dengan sistem keamanan yang sangat ketat untuk menjaga kerahasiaan dan integritas data.
Tujuan Aplikasi
- Menyediakan sistem manajemen file terpusat yang aman dan mudah diakses oleh pengguna yang berwenang.
- Mengelola berbagai jenis file penting (dokumen, gambar, video) dengan kontrol akses yang ketat.
- Memastikan keamanan file sensitif dan rahasia dengan enkripsi, autentikasi berlapis, dan audit akses.
- Memfasilitasi akses file secara fleksibel dari berbagai perangkat melalui koneksi internet.
Fitur-Fitur Utama
A. Manajemen File Terpusat
Upload dan Organisasi File
- Pengguna dapat mengunggah file dalam berbagai format seperti dokumen (PDF, Word, Excel), gambar (JPEG, PNG), dan video (MP4).
- File disusun dalam folder yang terstruktur berdasarkan proyek, divisi, atau jenis dokumen untuk memudahkan pencarian dan pengelolaan.
- Penambahan metadata pada setiap file seperti tanggal unggah, kategori, dan deskripsi untuk mempermudah pencarian.
Tagging dan Kategori
- Fitur untuk memberikan tag pada file, sehingga memudahkan pencarian dan pengelompokkan berdasarkan tema, jenis file, atau kategori proyek.
Versi Dokumen
- Sistem versi yang memungkinkan pengguna melihat, membandingkan, dan mengelola beberapa versi dokumen yang diunggah.
- Fitur “roll back” untuk mengembalikan file ke versi sebelumnya jika terjadi kesalahan atau perubahan yang tidak diinginkan.
B. Keamanan dan Kontrol Akses
Autentikasi Berlapis (Multi-Factor Authentication)
- Aplikasi mendukung autentikasi dua faktor (2FA) untuk memastikan bahwa hanya pengguna yang berwenang dapat mengakses file.
- Integrasi dengan sistem autentikasi berbasis OTP (One-Time Password), email, atau aplikasi autentikasi pihak ketiga seperti Google Authenticator.
Hak Akses Berjenjang
- Pengaturan hak akses berjenjang, dimana hanya pengguna tertentu (seperti pejabat atau manajer) yang bisa mengakses file dengan tingkat kerahasiaan tertentu.
- Pembatasan akses per folder, per file, atau per kelompok dokumen berdasarkan level otorisasi pengguna.
Enkripsi Data
- Semua file yang diunggah akan dienkripsi menggunakan enkripsi AES-256 untuk melindungi data dari akses yang tidak sah.
- Enkripsi diterapkan pada penyimpanan dan saat file ditransfer antar perangkat, memastikan keamanan selama proses upload dan download.
Audit Akses dan Log Aktivitas
- Sistem audit untuk mencatat semua aktivitas pengguna, seperti pengunggahan, pengunduhan, pengeditan, atau penghapusan file.
- Laporan akses lengkap yang menampilkan siapa saja yang mengakses file, kapan, dan tindakan apa yang dilakukan.
Waktu Akses Terbatas
- Fitur untuk membatasi akses file berdasarkan waktu tertentu (misalnya, file hanya dapat diakses dalam rentang waktu proyek atau dalam jangka waktu tertentu).
C. Akses dan Kolaborasi Fleksibel
Akses dari Berbagai Perangkat
- Aplikasi dapat diakses melalui web browser atau aplikasi mobile (Android/iOS), memungkinkan pengguna untuk bekerja dari mana saja selama memiliki akses internet.
- Fitur sinkronisasi otomatis antara perangkat, sehingga file yang diakses dari desktop juga bisa dilihat di perangkat mobile dengan versi terbaru.
Kolaborasi Dokumen
- Fitur kolaborasi yang memungkinkan beberapa pengguna untuk mengedit dokumen yang sama secara bersamaan dengan pelacakan perubahan secara real-time.
- Pemberian komentar langsung di dalam dokumen untuk memudahkan diskusi terkait konten file.
Berbagi File Aman
- Fitur berbagi file yang aman, di mana pengguna dapat berbagi file dengan pihak lain melalui tautan yang dilindungi kata sandi atau berbagi akses sementara dengan batasan waktu.
- Hak akses granular dapat ditentukan untuk pengguna yang berbagi, seperti hanya membaca, mengedit, atau mengunduh file tertentu.
D. Fitur Pencarian dan Penyimpanan Cerdas
Pencarian Cerdas
- Fitur pencarian cerdas untuk menemukan file berdasarkan nama, konten, tag, metadata, atau kategori tertentu.
- Filter pencarian berdasarkan tanggal unggah, jenis file, atau pengunggah.
Penyimpanan Berbasis Cloud
- File disimpan di server cloud yang aman, dengan redundansi data untuk memastikan file tetap tersedia bahkan jika terjadi kegagalan sistem di satu server.
- Penyimpanan terdistribusi yang memungkinkan akses cepat dari berbagai lokasi di dunia tanpa menurunkan performa.
E. Manajemen Dokumen Rahasia
Mode Rahasia (Confidential Mode)
- File rahasia dapat disimpan dalam mode rahasia di mana hanya pengguna dengan otorisasi tinggi (misalnya pejabat atau manajer) yang bisa melihat dan mengelola file tersebut.
- Penghapusan otomatis (self-destruct) file setelah jangka waktu tertentu jika diperlukan untuk keamanan ekstra.
Kebijakan Retensi Dokumen
- Sistem kebijakan retensi yang memungkinkan file secara otomatis dihapus setelah jangka waktu tertentu atau setelah file tidak aktif untuk waktu yang lama, sesuai dengan kebijakan perusahaan atau instansi.
F. Pelaporan dan Analisis Penggunaan
Laporan Aktivitas Pengguna
- Laporan lengkap tentang aktivitas pengguna, seperti file yang paling sering diakses, pengguna paling aktif, dan file yang terakhir diubah.
- Analisis pemanfaatan penyimpanan dan performa aplikasi untuk memastikan pengelolaan yang optimal.
Notifikasi dan Pengingat
- Pengguna dapat menerima notifikasi otomatis terkait pembaruan file, akses file tertentu, atau ketika tindakan pada file perlu dilakukan.
Teknologi yang Digunakan
- Cloud-Based Architecture: Aplikasi ini dibangun di atas platform cloud untuk memastikan fleksibilitas dan skalabilitas.
- Enkripsi End-to-End: Semua data dienkripsi saat penyimpanan dan transfer, memastikan keamanan dari awal hingga akhir.
- API Integration: Aplikasi ini dapat diintegrasikan dengan berbagai aplikasi lain seperti sistem ERP, CRM, atau alat produktivitas lain yang sudah ada.
Keuntungan Bagi Instansi Pemerintah dan Perusahaan
- Keamanan Data yang Tinggi: Dengan enkripsi dan kontrol akses ketat, data penting dan rahasia tetap terlindungi dari ancaman eksternal dan internal.
- Akses Fleksibel dan Kolaboratif: Pejabat, pegawai, manajer, dan karyawan dapat mengakses file dari mana saja dan berkolaborasi secara real-time tanpa mengorbankan keamanan.
- Efisiensi Manajemen Dokumen: Pengelolaan file terpusat memungkinkan perusahaan dan instansi untuk menghemat waktu dan biaya dalam proses manajemen file, dengan pengaturan yang mudah dan pencarian yang cepat.
- Transparansi dan Akuntabilitas: Semua aktivitas terkait pengelolaan file terdokumentasi secara detail, memungkinkan perusahaan atau instansi untuk memantau akses dan menjaga akuntabilitas.
Kelebihan Aplikasi
- Transparansi Akses: Setiap tindakan terkait file dicatat secara transparan, meminimalkan risiko penyalahgunaan.
- Keamanan Terjamin: Sistem enkripsi yang kuat melindungi file sensitif dari kebocoran informasi atau akses tidak sah.
- Fleksibilitas Pengguna: Aplikasi ini memungkinkan pengguna dari berbagai tingkatan untuk mengakses file sesuai dengan peran dan tanggung jawab mereka.
Kelemahan yang Harus Dipertimbangkan
- Biaya Infrastruktur: Aplikasi berbasis cloud dengan fitur keamanan tinggi memerlukan investasi awal yang signifikan dalam infrastruktur cloud dan layanan keamanan.
- Ketergantungan pada Koneksi Internet: Akses file membutuhkan koneksi internet yang stabil, sehingga bisa menjadi kendala di area dengan jaringan yang terbatas.
Aplikasi manajemen file ini menawarkan solusi yang lengkap dan aman untuk pengelolaan file penting di instansi pemerintah dan perusahaan. Dengan fokus pada keamanan, akses fleksibel, dan kemudahan penggunaan, aplikasi ini memungkinkan kolaborasi yang efisien, transparansi dalam pengelolaan file, dan perlindungan optimal terhadap data sensitif.